Detrás de cada curso bonificado hay una entidad que lo imparte, y esa entidad no puede ser cualquiera: debe estar habilitada para hacerlo. El mecanismo por el que una entidad de formación acredita que puede impartir formación programada por las empresas se llama declaración responsable. Para el responsable de RRHH que contrata la formación es un detalle poco visible pero decisivo: si el proveedor no está correctamente inscrito, la bonificación puede quedar en el aire. En esta guía explicamos qué es, quién debe presentarla y cómo se hace.
Qué es la declaración responsable
La declaración responsable es la inscripción de las entidades de formación que quieren impartir acciones formativas distintas de las especialidades del catálogo, dentro del sistema de formación programada por las empresas. Su base normativa es la Orden ESS/723/2016, de 9 de mayo. En la práctica, es el acto por el que una entidad declara ante la Administración que cumple los requisitos para impartir formación y queda registrada para poder hacerlo.
No se trata de un trámite que afecte a la empresa que se bonifica en su día a día, pero sí a quien imparte: centros de formación, academias y proveedores. Y como la validez de la bonificación depende de que la formación la imparta una entidad habilitada, es un requisito que la empresa contratante debe dar por comprobado al elegir proveedor.
Quién debe presentarla
Están obligadas a presentar la declaración responsable las entidades que:
- Imparten formación organizada por una entidad externa (por ejemplo, un centro contratado por una entidad organizadora).
- Organizan la formación de otras empresas y además la imparten.
Es decir, cualquier entidad que vaya a impartir formación programada fuera de las especialidades del catálogo debe estar inscrita mediante esta declaración. Cuando una empresa trabaja con una entidad organizadora, el centro de formación contratado por ella debe estar inscrito en el Registro estatal de entidades de formación; es un aspecto que se cruza con la comunicación de inicio del grupo, que explicamos en cómo bonificar un curso paso a paso.
Cómo se presenta, paso a paso
La declaración responsable se tramita de forma telemática, con certificado digital:
- Certificado de persona jurídica para las empresas, o certificado de persona física en el caso de los autónomos.
- La entidad debe estar dada de alta en el fichero de entidades comunes del SEPE. Si no lo está, se solicita previamente en las oficinas de empleo de las comunidades autónomas.
El trámite puede hacerse desde dos vías equivalentes: la sede electrónica del SEPE (Empresas → Formación para el Empleo → Declaración responsable) o la web de FUNDAE (Empresas → Aplicación de bonificaciones → Inscripción sin especialidad).
La comprobación: el código único
Una vez enviada la declaración, el sistema asigna a cada entidad un código único que queda visible tras el envío. Ese código es la prueba de que la entidad está inscrita y habilitada. La declaración puede después modificarse o causar baja, siempre con certificado digital, si cambian las circunstancias de la entidad.
Hay un matiz importante que conecta con las modalidades de impartición: la modalidad en la que la entidad va a impartir (presencial, teleformación, aula virtual) debe estar recogida en su declaración responsable. Si una entidad no tiene declarada una modalidad, no puede impartir en ella. Lo relacionamos con las modalidades bonificables por FUNDAE.
Por qué esto le importa a quien contrata la formación
Para una empresa que quiere bonificar un curso, la declaración responsable es una garantía de fondo: significa que su proveedor está formalmente habilitado para impartir y para hacerlo en la modalidad pactada. Contratar a una entidad no inscrita —o inscrita para una modalidad distinta— es una de esas incidencias «invisibles» que no se ven hasta que llega una comprobación. Por eso, al elegir proveedor, conviene confirmar que está inscrito y que su código consta. Lo desarrollamos en gestionar FUNDAE tú mismo o con un proveedor: un proveedor solvente tiene esto resuelto y documentado, y te evita el riesgo.
En tuSpeaking impartimos formación de idiomas como entidad habilitada y gestionamos la parte administrativa de FUNDAE, de modo que la empresa no tiene que preocuparse por estos requisitos. Puedes ver el conjunto en nuestra guía de formación bonificada con FUNDAE.
En resumen
La declaración responsable es la inscripción, regulada por la Orden ESS/723/2016, mediante la cual una entidad queda habilitada para impartir formación programada por las empresas. La presentan las entidades que imparten u organizan e imparten formación, de forma telemática y con certificado digital, tras estar dadas de alta en el fichero de entidades del SEPE. Al enviarla se obtiene un código único que acredita la habilitación, e incluye la modalidad de impartición. Para la empresa contratante es una garantía imprescindible: asegúrate de que tu proveedor está correctamente inscrito antes de bonificar un curso.
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