Tienes claro que tu empresa tiene crédito FUNDAE y quieres usarlo para formar a tu equipo. La siguiente pregunta es inevitable: ¿y cómo se hace exactamente? El proceso de bonificar una formación tiene una secuencia concreta que, si se respeta, es sencillo; y que, si se salta algún paso, puede hacer que pierdas la bonificación de esas horas. Esta guía te lleva por el proceso completo paso a paso, para que sepas qué ocurre en cada fase y qué hay que vigilar. (Si primero quieres saber cuánto crédito tienes, revisa cómo calcular el crédito FUNDAE.)
Antes de empezar: los requisitos básicos
Para que una formación sea bonificable, se tienen que cumplir unas condiciones de partida:
- La empresa debe estar dada de alta en la Seguridad Social, al corriente de pagos y cotizando por Formación Profesional.
- Los participantes deben ser trabajadores por cuenta ajena en alta en el Régimen General. La nacionalidad no importa: un empleado extranjero dado de alta es elegible.
- La acción formativa debe estar relacionada con la actividad de la empresa o el desarrollo profesional del trabajador, y cumplir unos mínimos (duración, contenidos, modalidad).
Con eso claro, empieza la secuencia.
Paso 1 — Comunicar la formación a FUNDAE (antes de que empiece)
Este es el paso más importante y el que más gente descuida. Toda acción formativa debe comunicarse a FUNDAE a través de su plataforma telemática ANTES de que comience, respetando la antelación reglamentaria (habitualmente, varios días antes del inicio).
La comunicación incluye datos como la denominación de la acción, los contenidos, las fechas, la modalidad, los participantes y el proveedor. Si la formación empieza sin haberse comunicado a tiempo, se pierde la posibilidad de bonificar esas horas. No hay forma de "arreglarlo después": la comunicación previa es un requisito insalvable del sistema.
Por eso conviene planificar con margen y no dejar la formación para el último momento del año.
Paso 2 — Impartir el programa con un proveedor válido
La formación se imparte en las fechas comunicadas, en la modalidad indicada (online, presencial o mixta), con un proveedor o de forma interna, siempre cumpliendo los requisitos del sistema.
Durante la impartición hay una obligación clave: registrar y justificar la asistencia y la participación. Según la modalidad, esto se hace con firmas, con registros de conexión en la plataforma de teleformación, con controles de seguimiento, etc. Esta documentación es la prueba de que la formación se ha realizado de verdad, y es lo que la Administración puede revisar.
Paso 3 — Aplicar la bonificación en el boletín de cotización
Una vez impartida (y en el mes correspondiente), la empresa aplica la bonificación: descuenta el importe de la formación en el boletín de cotización a la Seguridad Social —los "seguros sociales"— del mes que corresponda. Ese descuento es la forma en que la empresa recupera el dinero de la formación: en lugar de recibir una transferencia, paga menos en su cotización.
Este paso lo suele realizar la gestoría o el departamento que gestiona las nóminas y cotizaciones, con los datos que proporciona el proveedor de formación. Es importante aplicar la bonificación dentro del ejercicio y respetando los límites del crédito disponible.
Paso 4 — Conservar la documentación justificativa
Por último, hay que guardar toda la documentación de la acción formativa: la comunicación, los registros de asistencia, los materiales, los certificados de los participantes y la justificación económica. FUNDAE puede realizar revisiones o inspecciones (incluso años después), y esta documentación es la que respalda que la bonificación aplicada era correcta.
Si en una revisión falta la justificación, la Administración puede exigir la devolución del importe bonificado. Por eso el archivo ordenado no es un trámite menor: es lo que protege a la empresa.
El resumen visual del proceso
- Comunicar la formación a FUNDAE antes de empezar (con antelación).
- Impartir el programa registrando la asistencia.
- Aplicar la bonificación en el boletín de cotización del mes.
- Conservar la documentación justificativa por si hay revisión.
Parece burocrático, y lo es. Pero hay una buena noticia: no tiene por qué gestionarlo tu empresa.
La forma fácil: que lo gestione el proveedor
En la práctica, la mayoría de empresas no realizan estos trámites internamente, sino que eligen un proveedor de formación que gestiona FUNDAE de principio a fin. Ese proveedor se encarga de la comunicación telemática, del registro de asistencia, de preparar los datos para aplicar la bonificación y de generar la documentación justificativa. La empresa solo tiene que decidir a quién formar y firmar lo necesario.
Es la diferencia entre convertir FUNDAE en un quebradero de cabeza o en lo que debe ser: una vía sencilla para formar a tu equipo prácticamente sin coste. Si dudas entre gestionarlo tú o delegarlo, lo analizamos en el artículo sobre gestionar FUNDAE solo o con un proveedor.
En tuSpeaking, por ejemplo, gestionamos toda la documentación FUNDAE de los programas de idiomas —ya sea alemán para empresas, francés o cualquier otro— para que la formación salga bonificada sin que tu empresa tenga que ocuparse del papeleo.
Errores que hacen perder la bonificación
Para cerrar, los tres fallos que más veces cuestan la subvención, y que conviene tener presentes en todo el proceso: comunicar tarde (o no comunicar), no registrar bien la asistencia, y elegir un proveedor que no gestione FUNDAE correctamente. Los desarrollamos en detalle en el artículo sobre requisitos y errores frecuentes de FUNDAE.
En resumen
Bonificar un curso con FUNDAE es seguir cuatro pasos en orden: comunicar antes, impartir registrando asistencia, aplicar la bonificación en la cotización y conservar la justificación. Bien hecho, es sencillo y sin coste real. Y delegado en un buen proveedor, tu empresa solo tiene que ocuparse de lo importante: formar a su gente.
Qué es el crédito, cómo calcularlo, cómo bonificar paso a paso y los errores que hacen perder la subvención. Descarga la guía para RRHH.
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